11
证据清单
每户1份
原件，由委托代理人签名
12
催费单张贴照片
每户1份以上
13
律师函、律师函短信、微信发送截图
每户1份以上
14
欠费明细表
每户1份
原件，需盖公司章
15
违约金计算明细
每户1份
三、诉讼前的工作
1. 对于未在规定时间内及时缴纳当年物业费的业主，从次年1月起，要加大通过电话、微信、短信或上门联系等方式催缴工作力度。
2. 对于多次口头联系仍未缴费的业主，要在2月末之前完成上门张贴催缴单工作，并拍照留底（在照片上标明房间号、张贴 年 月 日等信息）。
3. 对于发送催缴单后仍未及时缴费的业主，由综合部与客服部配合，从3月份起，在法律顾问指导下分批次起草律师函，委托律师事务所盖章，然后以微信、短信或邮寄的方式送达欠费业户，并截屏或拍照留底（在图片上标明房间号、发送 年 月 日等信息）。
4. 向欠费业户送达律师函后，区域经理要向业户确认其已经收到并阅知。
5. 律师函送达5天后，区域经理要再次联系业户，明确告知5天时间已过，物业公司将启动诉讼程序。
6. 客服部根据与业主沟通情况，提出需要通过诉讼追讨物业费业户的名单，报综合部，同时上报张贴催缴单照片、发送律师函截图、业主****、业主身份证号码等相关证据材料和信息。
7. 对于空关房，要提前完成空关房审批流程，一并上报综合部。
8. 物业各部门，在开展日常物业服务工作中，要注重搜集和保留照片、视频等材料，留下物业已经正常开展物业服务活动的所有证据。
9. 通过诉讼追讨物业费，是收缴物业费的最后一项措施，需要投入较大人力和物力，属于“无奈之举”，应尽量慎用，而努力把问题解决在诉讼之前。
四、诉讼文件准备
1. 委托代理人在收到客服部提出的诉讼名单和相关证据材料后，按诉讼材料清单，逐户准备诉讼材料。
2. 诉讼材料准备齐全后，委托代理人将《民事起诉状》等重要文件发客服部经理和物业经理审核。
五、起诉
1. 诉讼材料审核确认后，委托代理人将《民事起诉状》及其附件、证明材料等一并送达人民法院，提起诉讼。
2. 一经进入诉讼程序，一律按规定向欠费业户主张违约金。
六、调解
1. 在接到法院就物业费纠纷进行庭前调解的通知后，由综合部和客服部各派1人参加。其中，二位委托代理人至少有1人参加。
2. 调解成功的，由委托代理人代表公司在法院的《人民调解记录》等文件上签字，并按法院调解结果向欠费业户收取物业费和违约金。
3. 调解不成功的，向法院提出《民事立案申请》，请求走诉讼程序开庭审理。
七、庭审
1. 接到法院开庭审理物业费诉讼案的通知后，一般由二位委托代理人代表公司出庭，必要时可请公司法律顾问给予指导。
2. 参加庭审时要准备好公司正常开展物业服务活动的各类证据，特别是针对催缴物业费和法庭调解过程中业主提出的问题开展服务或告知的证据。
3. 二位委托代理人要全程跟踪法院开庭审理情况，直至结案。
八、诉讼原则
1. 调解和庭审过程中，要做到有理有据，坚持我方主张，重大问题需请示公司领导，必要时请公司法律顾问或业委会领导给予指导。
2. 对于应缴纳的物业费，除空关房可以按照政策打折收取外，一律不做让步。
3. 如果业主拖欠物业费的原因属于物业责任范围而因为客观原因一直没有得到解决的，调解阶段可以根据具体情况，对违约金的收取金额作出适当让步。违约金计算方法和让步参考额度如下：
3.1 业主拖欠物业费的，其违约金从应缴未缴次年1月1日起，计算至实际履行之日。利率按全国银行间同业拆借中心公布的市场报价(LPR)四倍(年利率15%)计算。
3.2 按照业主欠费的原因和实际情况，对违约金让步收取实行分档，具体如下：
**档为业主欠费原因与物业服务有所关联的，可按应收违约金的50%计收。
第二档为业主欠费原因与物业服务有一定关联，但没有因为物业原因给业主带来直接经济损失的，**年按银行半年期定期存款利率计收；第二年开始，按银行一年期定期存款利率计收。
第三档，业主能够证明因为物业原因给业主带来直接经济损失的，可依据损失情况减免违约金，直至违约金为零。
针对具体业户的违约金处理方案，由物业参加调解人员根据调解情况和调解老师的建议提出，请示物业经理后确定。
3.3 上述各项具体收取金额，以紫郡物业财务室的计算结果为准。
4. 我方对违约金作出让步或物业费打折的，需要业主签订保密承诺（模板见附件）。
紫郡小区业主委员会
紫郡物业服务有限公司
2022年12月5日
附件：
保密承诺
甲方：宁波鄞州紫郡物业服务有限公司
乙方：紫郡小区 幢 单元 室业主/住户（或紫郡小区 商铺业主/租户）
双方郑重承诺：对甲乙双方就20xx年度物业费纠纷在相关人民调解部门调解和人民法院审理的结果，在未经对方同意的情况下不得向第三方透漏。立字为据，双方共同遵守，如有违反，愿意承担法律责任。
甲方代理人（签字）： 年 月 日
乙方（签字）： 年 月 日
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